Guide Complet pour un Départ Réussi
Un déménagement de bureaux réussi, surtout sans perturber l’activité, est avant tout un exercice de gestion de projet et d’anticipation technique. L’objectif principal est de réduire le temps d’arrêt (downtime) au strict minimum.
Voici les étapes clés à suivre, organisées de manière chronologique et stratégique.
La préparation est l’élément non négociable pour garantir la continuité de l’activité.
Désigner un Chef de Projet Interne (ou Équipe Projet) : Cette personne est le point de contact unique, responsable du budget, du planning, et de la coordination de tous les services (IT, RH, Déménageur).
Établir un Rétro-Planning Détaillé : Découpez le projet en tâches avec des échéances claires, en commençant par les éléments qui ont les plus longs délais, notamment les démarches administratives et les travaux d’aménagement.
Analyser et Trier : Profitez-en pour trier les archives physiques et numériques. Moins vous déménagez de matériel, moins le coût et le temps d’arrêt seront importants.
Le réseau et les serveurs sont le cœur de l’activité. Leur transfert doit être géré avec une priorité absolue.
Anticiper la Fibre et les Lignes : Le plus grand risque de rupture d’activité vient souvent du délai de raccordement. Contactez vos fournisseurs Internet et de téléphonie (fibre, lignes dédiées, numéros) au minimum 3 à 4 mois à l’avance. Le service dans les nouveaux locaux doit être opérationnel et testé avant même l’arrivée des équipes.
Inventaire et Étiquetage IT : Faites l’inventaire complet du parc informatique. Chaque unité centrale, écran et téléphone doit être étiqueté avec le nom de l’utilisateur et son emplacement précis dans le nouveau bureau.
Sécuriser les Données : Planifiez la migration des serveurs et réalisez des sauvegardes complètes (backups) juste avant le transfert physique, idéalement en fin de journée de travail ou le vendredi soir.
C’est le moment de mobiliser les équipes et les prestataires.
Choisir le Prestataire Spécialisé : Optez pour une entreprise de déménagement habituée au transfert de bureaux. Elle saura gérer les contraintes spécifiques :
Le travail de nuit ou le week-end.
L’emballage des archives.
Le démontage et le remontage du mobilier professionnel.
Communication Interne et Externe :
Interne : Informez régulièrement les collaborateurs de l’avancement. Fournissez-leur des cartons d’emballage et un guide clair pour étiqueter leurs affaires (numéro de poste et pièce de destination).
Externe : Mettez à jour le changement d’adresse pour les clients, les fournisseurs, la banque, les assurances et les organismes légaux. Activez une réexpédition de courrier auprès de La Poste.
Préparer les Postes : Fournissez des « cartons essentiels » à chaque employé, qu’ils emmèneront eux-mêmes et qui contiendront tout le nécessaire pour le premier jour de travail (chargeur, dossiers urgents, clé USB, trousse de toilette, etc.).
L’objectif est que la coupure de service n’ait lieu qu’en dehors des heures ouvrées.
Déménager sur une Période Creuse : Le transfert physique doit être effectué sur un week-end prolongé ou pendant une période de faible activité (pont, fermeture annuelle).
Priorité à la Réinstallation : Le planning de chargement/déchargement doit privilégier les équipements informatiques et les serveurs, qui sont les premiers à être réinstallés et rebranchés.
L’IT en Veille : L’équipe informatique doit être sur le nouveau site pendant le déchargement pour rebrancher immédiatement le matériel selon le plan d’implantation.
Tests du Premier Jour : Avant l’arrivée des employés, le Chef de Projet et les équipes IT doivent valider le bon fonctionnement des systèmes et des postes de travail.
Permanence IT : Laissez une équipe technique disponible et visible dans le nouvel espace pendant les 48 premières heures pour gérer les inévitables micro-problèmes (imprimante réseau non connectée, prise murale non activée, etc.).
Réception et Réserves : Vérifiez l’état des biens livrés. Si des réserves sont nécessaires (meubles endommagés, cartons manquants), inscrivez-les immédiatement sur la lettre de voiture du déménageur.
Le succès de votre transfert de bureaux repose sur une planification sans faille et l’expertise d’un partenaire capable de gérer les contraintes logistiques et techniques spécifiques à l’entreprise. Déménageur Bordeaux est spécialisé dans le transfert professionnel et vous assure une transition où votre activité reste la priorité absolue. Contactez-nous dès aujourd’hui pour une évaluation complète de votre projet et l’élaboration d’un planning garantissant la continuité de votre performance.
